1 Identificación del Responsable

Razón social: Equiss Group SAS
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo de contacto: privacy@mplusvoice.com
Plataforma: es.mplusvoice.com
Operación bajo licencia de: IT Care 365 LLC, Naples, Florida, USA

Equiss Group SAS es el Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma mplusvoice en Colombia y Latinoamérica.

2 Datos Personales que Recopilamos

2.1 Datos del profesional de la salud (usuario registrado):

• Nombre completo y datos de identificación.
• Correo electrónico y número de teléfono.
• Número de tarjeta profesional o registro médico ante el Tribunal Ético correspondiente.
• Información de facturación (NIT o cédula para efectos tributarios).
• Datos de pago procesados mediante pasarelas certificadas (no almacenamos datos de tarjetas).
• Registros de acceso, uso y actividad dentro de la plataforma.

2.2 Datos de pacientes procesados a través del servicio:

• Archivos de audio de dictados médicos que pueden contener información de salud de pacientes.
• Transcripciones de texto generadas a partir de dichos dictados.
• Notas clínicas estructuradas generadas por inteligencia artificial.

Respecto a los datos de pacientes, Equiss Group SAS actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento, procesando estos datos únicamente por instrucción del médico usuario, quien es el Responsable del Tratamiento frente al paciente.

3 Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados son tratados para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio de transcripción médica y generación de notas clínicas.
• Autenticación y control de acceso a la plataforma.
• Facturación, cobro y gestión de suscripciones.
• Soporte técnico y atención al cliente.
• Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y regulatorias.
• Mejora continua del servicio mediante análisis de uso anonimizado.
• Envío de comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, mantenimiento, nuevas funcionalidades).
• Envío de comunicaciones comerciales, únicamente con autorización expresa del usuario.

4 Datos Sensibles

En virtud del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, los datos de salud de los pacientes contenidos en los dictados médicos constituyen datos sensibles. Su tratamiento se realiza bajo las siguientes garantías:

• El tratamiento se realiza exclusivamente para la finalidad de apoyo a la documentación clínica autorizada por el médico usuario.
• No se utilizan datos sensibles de pacientes para perfilamiento comercial, publicidad o cualquier fin distinto al servicio contratado.
• El médico usuario es responsable de obtener el consentimiento informado del paciente antes de procesar sus datos a través de la plataforma.

5 Autorización para el Tratamiento

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Al registrarse en mplusvoice y aceptar esta Política, el usuario médico otorga su autorización para el tratamiento de sus datos personales con las finalidades aquí descritas.

Para los datos de pacientes, la autorización debe ser obtenida directamente por el médico tratante como Responsable del Tratamiento, en cumplimiento de la normatividad vigente sobre consentimiento informado.

6 Transferencia y Transmisión de Datos

6.1 Amazon Web Services (AWS): Los archivos de audio son procesados por AWS Transcribe para su conversión a texto. AWS actúa como sub-encargado del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad y estándares de seguridad certificados (ISO 27001, SOC 2 Type II).

6.2 IT Care 365 LLC (USA): Como propietaria de la tecnología mplusvoice, puede acceder a datos de configuración y soporte técnico bajo acuerdos de confidencialidad que garantizan niveles de protección equivalentes a los exigidos por la Ley 1581 de 2012.

6.3 Prohibición de transferencia comercial: Equiss Group SAS y mplusvoice NO comparten, venden, ceden ni transfieren datos personales o de pacientes a terceros con fines comerciales, publicitarios o de cualquier índole ajena al servicio contratado.

6.4 Transferencias internacionales: En cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, las transferencias internacionales de datos se realizan bajo garantías de protección equivalentes mediante cláusulas contractuales con los sub-encargados.

7 Seguridad de los Datos

Equiss Group SAS implementa las siguientes medidas de seguridad para proteger los datos personales:

• Cifrado de comunicaciones mediante HTTPS/TLS 1.3.
• Cifrado de datos en reposo en los servidores de almacenamiento.
• Autenticación multifactor (MFA) obligatoria para acceso a la plataforma.
• Registros de auditoría de acceso a datos clínicos (PHI Audit Logs).
• Segregación lógica de datos por usuario, sin acceso cruzado entre cuentas.
• Copias de seguridad periódicas con pruebas de restauración.
• Control de acceso basado en roles (RBAC).
• Revisión periódica de vulnerabilidades y pruebas de seguridad.

En caso de detectarse una brecha de seguridad que pueda afectar datos personales, Equiss Group SAS notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los usuarios afectados dentro de los plazos establecidos por la normatividad vigente.

8 Derechos del Titular (ARCO)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Acceso: Conocer qué datos personales suyos son tratados por Equiss Group SAS / mplusvoice.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación/Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades que justificaron su recopilación, o cuando haya vencido el término de conservación.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, en particular el envío de comunicaciones comerciales.
• Revocación: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, sin que ello afecte operaciones anteriores.
• Queja ante la SIC: Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que sus derechos han sido vulnerados.

Para ejercer estos derechos, el titular debe enviar solicitud escrita a: privacy@mplusvoice.com, indicando nombre completo, número de identificación, descripción clara de la solicitud y documentos que la sustenten. El tiempo de respuesta será de 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos, prorrogables según la ley.

9 Conservación de los Datos

Los datos personales de los usuarios médicos serán conservados durante la vigencia de la suscripción y hasta por cinco (5) años adicionales contados desde la terminación de la relación contractual, en cumplimiento de obligaciones tributarias y legales.

Los datos de pacientes (transcripciones y notas clínicas) serán conservados mientras el usuario mantenga su cuenta activa. Al cancelar la cuenta, el usuario podrá solicitar la eliminación de estos datos, sujeto a las limitaciones legales aplicables.

10 Uso de Cookies y Tecnologías de Seguimiento

mplusvoice utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma (autenticación, seguridad CSRF). No utilizamos cookies de seguimiento publicitario ni compartimos datos de navegación con terceros para fines publicitarios.

11 Modificaciones a esta Política

Equiss Group SAS se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios serán notificados al usuario con al menos 10 días hábiles de anticipación mediante correo electrónico. El uso continuado de la plataforma después de la notificación constituirá aceptación de la nueva Política.

12 Autoridad de Control

La autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante quien los titulares pueden presentar quejas y reclamaciones:

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita nacional: 01 8000 910 165
• Correo: contactenos@sic.gov.co

© 2026 mplusvoice — Operado en Colombia por Equiss Group SAS, Bogotá D.C.
Política elaborada en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normativa SIC vigente.