1 Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es mplusvoice, plataforma de dictado médico con inteligencia artificial, operada en Colombia por Equiss Group SAS, sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con operaciones en el territorio nacional bajo licencia de IT Care 365 LLC.

Para efectos de la normatividad colombiana, mplusvoice actúa como Responsable del Tratamiento de los datos que el Usuario ingresa voluntariamente a la plataforma, y como Encargado del Tratamiento respecto de los datos de pacientes que el médico usuario procese a través del servicio.

Operador en Colombia: Equiss Group SAS — Bogotá D.C., Colombia
Contacto del oficial de protección de datos: privacy@mplusvoice.com

2 Descripción del Servicio

mplusvoice es una plataforma de Software como Servicio (SaaS) que permite a profesionales de la salud:

• Cargar o grabar dictados médicos en formato de audio.
• Convertir dichos dictados en texto mediante el servicio Amazon Transcribe de AWS (Amazon Web Services), configurado con reconocimiento de voz en español latinoamericano.
• Generar automáticamente notas clínicas estructuradas en formato colombiano mediante modelos de inteligencia artificial alojados en infraestructura propia del operador.
• Gestionar y descargar los resultados de las transcripciones y notas clínicas generadas.

Limitación importante: Las notas clínicas generadas por mplusvoice son documentos de apoyo elaborados por inteligencia artificial con base en el dictado del médico. No reemplazan el juicio clínico del profesional de la salud, quien es el único responsable de la revisión, validación, ajuste y firma de la historia clínica antes de su incorporación al expediente del paciente.

3 Aceptación de los Términos

El acceso y uso de la plataforma mplusvoice implica la aceptación plena e incondicional de los presentes Términos y Condiciones. Si usted no está de acuerdo con alguna disposición, deberá abstenerse de utilizar el servicio.

Estos Términos son aplicables a todos los usuarios registrados, incluyendo médicos generales, especialistas, enfermeros con habilitación para prescripción, y demás profesionales de la salud habilitados legalmente para elaborar historia clínica en Colombia.

4 Tratamiento de Datos Personales — Ley 1581 de 2012

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, mplusvoice informa:

4.1 Datos del usuario médico

mplusvoice recopila y trata los siguientes datos del profesional de la salud que se registra en la plataforma:

• Nombre completo, correo electrónico y número de teléfono.
• Número de tarjeta profesional o registro médico.
• Información de facturación y pago (procesada por pasarelas de pago certificadas).
• Registros de actividad dentro de la plataforma (logs de auditoría).

Finalidades del tratamiento: Autenticación, prestación del servicio, facturación, soporte técnico, cumplimiento de obligaciones legales y mejora del servicio.

4.2 Datos de pacientes procesados a través del servicio

Los dictados médicos cargados por el usuario pueden contener datos personales y datos sensibles de pacientes, incluyendo información de salud. En relación con estos datos:

• mplusvoice actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento, procesando los datos únicamente por instrucción del médico usuario (Responsable).
• Los archivos de audio son enviados a Amazon Web Services (AWS) para transcripción. AWS actúa como sub-encargado y se rige por sus propios compromisos de confidencialidad y seguridad certificados bajo estándares ISO 27001 y SOC 2.
• Las transcripciones y notas clínicas generadas son almacenadas en servidores seguros bajo control del operador y del usuario.
• mplusvoice NO comparte, vende, cede ni transfiere datos de pacientes a terceros con fines comerciales, publicitarios o de cualquier índole ajena a la prestación del servicio.
• Los modelos de inteligencia artificial utilizados para la generación de notas clínicas son alojados en infraestructura propia del operador. Ningún dictado médico es enviado a servicios de inteligencia artificial de terceros.

4.3 Datos sensibles

En virtud del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, los datos de salud de los pacientes constituyen datos sensibles. El médico usuario, al utilizar el servicio, declara:

• Contar con el consentimiento informado del paciente para el tratamiento de sus datos de salud, incluyendo su procesamiento mediante herramientas tecnológicas de apoyo a la documentación clínica.
• Ser responsable del cumplimiento de la normatividad vigente sobre historia clínica, incluyendo la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y sus normas modificatorias.
• Haber informado al paciente, en los términos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, sobre el tratamiento de sus datos personales.

5 Derechos del Titular de los Datos (ARCO)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Acceso: Conocer los datos personales que han sido tratados por mplusvoice.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Cancelación/Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad que justificó su recopilación.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas.
• Revocación del consentimiento: Retirar en cualquier momento la autorización otorgada, sin efectos retroactivos.

Las solicitudes relacionadas con el ejercicio de estos derechos deben dirigirse a: privacy@mplusvoice.com. mplusvoice dará respuesta dentro de los plazos establecidos por la ley (10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos).

Si considera que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), organismo de control en materia de protección de datos personales en Colombia.

6 Seguridad de la Información

mplusvoice implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, incluyendo:

• Transmisión cifrada de datos mediante protocolo HTTPS/TLS.
• Almacenamiento en servidores con cifrado en reposo.
• Autenticación multifactor (MFA) para acceso a la plataforma.
• Registros de auditoría de acceso a datos clínicos (logs PHI).
• Segregación de datos por usuario, sin acceso cruzado entre cuentas.
• Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante desastres.

7 Responsabilidades del Usuario Médico

El profesional de la salud que utiliza mplusvoice asume las siguientes responsabilidades:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y no compartirlas con terceros.
• Revisar, validar y corregir toda nota clínica generada por la plataforma antes de incorporarla a la historia clínica del paciente.
• Firmar digitalmente o de manera manuscrita la historia clínica de acuerdo con los requisitos de la Resolución 1995 de 1999.
• No utilizar el servicio para procesar datos de pacientes sin contar con el consentimiento informado correspondiente.
• Cumplir con todas las normas éticas, deontológicas y legales aplicables al ejercicio de su profesión en Colombia.
• Notificar de inmediato a mplusvoice cualquier uso no autorizado de su cuenta o brecha de seguridad detectada.

8 Limitación de Responsabilidad

mplusvoice no será responsable por:

• Errores, omisiones o imprecisiones en las transcripciones o notas clínicas generadas por inteligencia artificial, dado que estas son documentos de apoyo sujetos a revisión y validación por parte del profesional de la salud.
• Daños derivados del uso inadecuado del servicio por parte del usuario.
• Interrupciones del servicio causadas por mantenimiento programado, fuerza mayor o fallas en servicios de terceros (AWS, proveedores de telecomunicaciones).
• Consecuencias derivadas de la incorporación a la historia clínica de notas generadas sin la debida revisión y validación del médico tratante.
• Incumplimientos del usuario médico en materia de consentimiento informado del paciente.

La responsabilidad máxima de mplusvoice frente al usuario, por cualquier concepto, estará limitada al valor de las suscripciones pagadas por el usuario en los tres (3) meses anteriores al hecho generador del daño.

9 Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma mplusvoice, incluyendo software, algoritmos, diseño de interfaz, marca y documentación, son de titularidad exclusiva de IT Care 365 LLC, licenciados a Equiss Group SAS para su operación en Colombia y Latinoamérica. Ninguna disposición de estos Términos transfiere al usuario derecho alguno sobre dichos activos.

Las transcripciones y notas clínicas generadas a partir de los dictados del médico usuario son de propiedad del usuario, quien conserva todos los derechos sobre el contenido clínico producido mediante el servicio.

10 Vigencia, Modificación y Terminación

Estos Términos tienen vigencia indefinida y pueden ser modificados por mplusvoice en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al usuario con al menos 15 días de anticipación mediante correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta. El uso continuado del servicio después de dicho plazo constituirá aceptación de los nuevos Términos.

El usuario puede cancelar su cuenta en cualquier momento desde el panel de configuración de la plataforma. La cancelación no da derecho a reembolso de períodos ya facturados.

mplusvoice se reserva el derecho de suspender o cancelar el acceso de usuarios que incumplan los presentes Términos, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

11 Transferencias Internacionales de Datos

En virtud del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, mplusvoice informa que los datos personales pueden ser transferidos a servidores ubicados en los Estados Unidos de América para efectos del procesamiento del servicio de transcripción (Amazon Web Services). Esta transferencia se realiza bajo estándares de seguridad equivalentes a los exigidos por la normatividad colombiana, y con los controles necesarios para garantizar la protección de los datos transferidos.

12 Ley Aplicable y Resolución de Controversias

Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación, aplicación o incumplimiento será sometida, en primera instancia, a un proceso de conciliación extrajudicial. De no lograrse un acuerdo, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiere corresponderles.

Sin perjuicio de lo anterior, los usuarios colombianos tienen derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos personales, y ante la Superintendencia Nacional de Salud en asuntos relacionados con la prestación de servicios de salud.

13 Disposiciones Finales

Si alguna disposición de estos Términos fuera declarada nula o inaplicable por autoridad competente, las demás disposiciones permanecerán en plena vigencia y efecto.

La falta de ejercicio por parte de mplusvoice de cualquier derecho previsto en estos Términos no constituirá renuncia al mismo.

Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre el usuario y mplusvoice en relación con el objeto aquí regulado, y reemplazan cualquier acuerdo anterior sobre el mismo objeto.

© 2026 mplusvoice — Operado en Colombia por Equiss Group SAS, Bogotá D.C. Todos los derechos reservados.
Documento elaborado en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud de Colombia.